Hand in Hand mit der Digital Workforce
Unsere Welt verändert sich ständig und unaufhaltsam. Die Digitalisierung und die damit einhergehenden technologischen Entwicklungen beschleunigen diese Vorgänge zusätzlich. Die permanenten Innovationen führen in der Arbeitswelt zu einem Wandel der menschlichen Rolle. Wieso sollten Mitarbeitende ihre Arbeitszeit mit routinemäßigen und wiederkehrenden Aufgaben verbringen, wenn es die Möglichkeit der Prozessautomatisierung durch den Einsatz von Software Bots oder einer Digital Workforce gibt?
Studien zufolge verzeichnen deutsche Unternehmen weltweit die zweitschlechteste Produktivitätsentwicklung. Im Durchschnitt wird vier Prozent der Zeit mit unproduktiven administrativen Tätigkeiten verbracht - Tendenz steigend. Dies entspricht in Deutschland finanziellen Einbußen in Höhe von 30 Milliarden Euro. Der Einsatz von intelligenter Automatisierung ist daher ein unverzichtbarer Bestandteil jeder digitalen Transformationsstrategie. Durch Prozessautomatisierung werden Kosten eingespart und personelle Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten freigesetzt.
Prozessautomatisierung ist Teil der digitalen Transformation
Jedes moderne und zukunftsorientierte Unternehmen sollte auf Prozessautomatisierung setzen. Dabei können drei Ansätze verfolgt werden: Robotic Process Automation (RPA), Business Process Automation (BPA) und Digital Process Automation (DPA). Während RPA die von Software-Robotern erlernte und automatisierte Ausführung regelbasierter Aufgaben bezeichnet, beschäftigt sich BPA mit der umfassenden Automatisierung gesamter Geschäftsprozesse, unter anderem mit dem Einsatz von RPA. DPA hingegen umfasst die Weiterentwicklung und Optimierung bereits digitalisierter Prozesse.
Neben der Kostensenkung sowie einer Produktivitäts- und Effizienzsteigerung führt der Einsatz einzelner oder auch die Kombination mehrerer Ansätze zu einer höheren Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit. Prozesse können durch den Einsatz von Software Bots schneller, exakter und fehlerfrei ausgeführt werden.
Digitale Kollegen als Erweiterung der Belegschaft
Digital Worker sind automatisierte, virtualisierte Mitarbeitende, die menschliche Arbeit nicht komplett ersetzen, aber deutlich verbessern und ergänzen können. Dabei handelt es sich um ein Zusammenspiel von ansonsten voneinander getrennten (Automatisierungs-)Ansätzen: Robotic Process Automation (RPA), Artificial Intelligence (AI) und Machine Learning (ML). Durch die Kombination dieser Ansätze ist es Digital Workern möglich, selbstständig sinnvolle Teile komplexer End-to End Prozesse auszuführen und mit einer Vielzahl von Szenarien umzugehen. Im Gegensatz zu reinen Software Bots, welche ausschließlich aufgabenorientiert handeln, besitzen Digital Worker ein breiteres Automatisierungspotenzial und werden in Zukunft in jedem modernen Team vertreten sein.
Damit der Einsatz digitaler Kollegen reibungslos funktioniert und eine sichere sowie effiziente Verwaltung aller Arbeitskräfte ermöglicht wird, müssen im Rahmen des Digital Workforce Managements diverse Aspekte hinsichtlich Sicherheit und Skalierbarkeit beachtet werden:
- Governance und Sicherheit
Automatisierte Prozesse müssen Audit- und Compliance-Anforderungen erfüllen. Ein umfassendes Digital Workforce Management ermöglicht die Überwachung und Wartung der Digital Worker über den gesamten Lebenszyklus hinweg und regelt Richtlinienkontrollen von der Erstellung bis zur Stilllegung. - Workforce-Orchestrierung und Management
Über eine Management-Plattform kann die Arbeit zwischen menschlichen oder digitalen Mitarbeitenden orchestriert werden, um somit zur richtigen Zeit die richtigen Aufgaben zuweisen zu können. Auf diese Weise werden die Kontrolle über die Komplexität und die Kosten der Tasks jederzeit gewährleistet. - Transparenz
Eine vollständige Transparenz über alle Ressourcen und Tasks innerhalb eines Prozesses ermöglicht einen klaren Überblick über aktuelle Prozessvorgänge und noch durchzuführende Workflows. Ineffizienz wird aufgedeckt und entsprechende Gegenmaßnahmen können eingeleitet werden. - Skalierbarkeit
Um den Einsatz von Digital Workern flexibel ausweiten zu können und Skalierbarkeit zu ermöglichen, bilden Workforce-Management-Plattformen eine gute Basis. Die Zusammenarbeit zwischen den digitalen Kollegen und realen Mitarbeitenden wird gefördert und fragmentierte Workflows werden beseitigt. - Customer Experience
Die Intelligente Automatisierung und der Einsatz von Digital Workern ermöglichen es Unternehmen, den hohen Erwartungen der Kunden und Kundinnen gerecht zu werden. Durch die deutlich schnellere Verarbeitung von Daten und effizientere Bearbeitung von Kundenanfragen können kurze Reaktionszeiten und eine Same-Day-Delivery gewährleistet werden.
Keine Automatisierung ohne People Management
Die Prozessautomatisierung bringt grundlegende Veränderungen für Mitarbeitende mit sich. Da diese zunächst meist skeptisch betrachtet und als Bedrohung wahrgenommen werden, sollten betroffene Mitarbeitende frühzeitig in Automatisierungsplanungen eingeweiht und dabei begleitet werden. Es muss verdeutlicht werden, dass das zentrale Ziel der Prozessautomatisierung nicht im Ersetzen von Mitarbeitenden, sondern in deren Entlastung sowie der Produktivitätssteigerung liegt. Statt die wertvolle Arbeitszeit mit manuellen, repetitiven oder zeitintensiven Tätigkeiten zu verbringen, können Mitarbeitende gewinnbringende Aufgaben ausführen, die diese dazu noch fordern und deren Potenziale voll ausschöpfen. Eine offene Kommunikation, die Begleitung während des Automatisierungsprozesses und ein gezielter Einsatz von Mitarbeitenden können demnach zu einer Steigerung der Zufriedenheit aller Beteiligten führen.
Fazit
Möchten Unternehmen zukunftsfähig bleiben führt kein Weg an der Prozessautomatisierung vorbei. Der Einsatz einer Digital Workforce als Ergänzung der bestehenden Belegschaft führt zur Kosteneinsparung, Minimierung von Fehlern und der Steigerung der Produktivität sowie Effizienz. Neben der Erhöhung der Kundenzufriedenheit, kann auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden durch eine Entlastung oder eine gezielte Verteilung gewinnbringender Aufgaben gesteigert werden. Die Voraussetzung dafür ist eine stetige Information und die Begleitung der Mitarbeitenden während des Planungs- und Implementierungsprozesses.
