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Von Einbahnstraße zu vielseitiger Writeback-Funktionalität
Translytical Task Flows als neues Preview Feature heben Power BI Berichte auf ein neues Level. Anwendende haben jetzt die Möglichkeit, direkt im Bericht Aktionen zu automatisieren. Das beschleunigt Entscheidungsprozesse und optimiert den Arbeitsablauf.
Grundlage für diese Funktionalität bilden Fabric User Data Functions. Das neue Feature erlaubt es beispielsweise, Datensätze anzupassen, Benachrichtigungen auszulösen oder Workflows mit anderen Systemen zu verknüpfen.
Hier sind einige Anwendungsfälle mit Praxisbeispielen für den Einsatz von Translytical Task Flows:
Daten anpassen
Translytical Task Flows geben Nutzern die Möglichkeit, Datensätze basierend auf Filtern oder Eingaben im Bericht zu ändern, hinzuzufügen oder zu löschen.
Praxisbeispiel: In einem Bericht können Zielquoten für einen Mitarbeitenden direkt angepasst werden, ohne dabei Power BI zu verlassen. Dafür muss der gewünschte Wert in ein Textfeld eingegeben und mit Klick auf einen Button bestätigt werden. Eine Fabric User Data Function übernimmt die Aktualisierung der entsprechenden Datensätze sofort.
Kommentierung von Daten
Mit dieser Funktion können Datenpunkte direkt in Berichten kommentiert, aktualisiert oder gelöscht werden.
Praxisbeispiel: In einem Sales Bericht über die Entwicklung der Monatsumsätze pro Mitarbeitenden im Plan-Ist-Vergleich besteht die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu einzelnen Werten hinzuzufügen. Bei Auswahl eines gewünschten Datenpunkts kann ein Kommentar eingegeben und gesendet werden, beispielsweise um die Erklärung einer Abweichung zu liefern. Die Anmerkung wird dann direkt im Bericht sichtbar.
Dynamische Benachrichtigungen
Auch Benachrichtigungen können automatisch versendet werden, um relevante Personen über bestimmte Ereignisse zu informieren oder um Handlungen anzustoßen.
Praxisbeispiel: Ändert sich der Status einer Sales Opportunity im Bericht auf „Interest“, wird automatisch eine passende E-Mail an die zuständige Kontaktperson mit Produktinformationen versendet.
Workflows für Freigaben
Freigabeprozesse können direkt im Bericht gestartet werden. Dadurch können Administratoren oder andere Verantwortliche Anfragen unkompliziert genehmigen oder ablehnen.
Praxisbeispiel: Ein Nutzer, der keine Administratorrechte besitzt, kann innerhalb eines Berichts eine Zielquote für das nächste Jahr vorschlagen. Nach Absenden des Vorschlags wird ein Administrator benachrichtigt, beispielsweise über Microsoft Teams. Jetzt hat er oder sie die Möglichkeit, den Vorschlag im Detail in einem speziell gefilterten Bericht zu überprüfen und dort eine endgültige Entscheidung zu treffen.
Daten ergänzen
Es ist möglich, Berichte dynamisch mit zusätzlichen Informationen oder Daten zu erweitern.
Praxisbeispiel: In einem Bericht zum Status aktueller Kooperationen können mit einer API zusätzlich aktuelle Kontaktdaten der Partnerunternehmen abgerufen und direkt im Bericht anzeigezeigt werden.
KI-Integration
Translytical Task Flows ermöglichen es, KI-Funktionen direkt in Berichte einzubinden oder KI-basierte Workflows zu starten.
Praxisbeispiel: Azure OpenAI lässt sich nutzen, um automatisch Vorschläge im Kontext des Power BI Berichts zu generieren. Dafür muss eine entsprechende Kennzahl ausgewählt und eine Schaltfläche „KI-Vorschlag generieren“ geklickt werden. Die dahinterliegende Fabric User Data Function sendet den individuell anpassbaren Prompt an Azure OpenAI und liefert die entsprechende Antwort.
Technische Einordnung der Verwendung von Translytical Task Flows
Ein Bericht kann mehrere Translytical Task Flows kombinieren, um die Arbeit effizienter zu gestalten. Beispielsweise ist es möglich, mit einer KI-Funktion eine Marketing-E-Mail zu verfassen und diese direkt aus derselben Power BI-Oberfläche zu versenden.
Diese Translytical Task Flows funktionieren mit Python Code, der individuell nach Use Case ausgestaltet werden kann, was gleichzeitig aber auch bedeutet, dass es sich hier nicht um eine Low- bzw. No-Code-Lösung handelt.
Zur Nutzung des neuen Features ist eine Fabric Capacity notwendig. Die empfohlene Umsetzung für umfangreiche Writeback-Vorgänge ist mit einer Fabric SQL Database. Aber auch mit einem Fabric Warehouse funktioniert der Writeback. Fabric Lakehouses und Fabric Mirrored Databases eignen sich nur für Leseprozesse. Andere Datenbanken werden aktuell nicht unterstützt.
Um den vollen Funktionsumfang von der Translytical Task Flows verwenden zu können, muss das semantische Modell eine Live-Verbindung zur Datenbasis besitzen, sodass die Änderungen auch in Echtzeit im Bericht angezeigt werden.
Für die Writeback-Funktionalität selbst müssen die neuen Text-, Listen- oder Schaltflächen-Slicer im Power BI Bericht verwendet werden, bei denen jeweils ein Wert im aktuellen Filterkontext mitgegeben werden kann. Das gleichzeitige Ändern mehrerer Werte wird noch nicht unterstützt.
Die Translytical Task Flows ermöglichen nicht nur die Analyse von Daten, sondern auch direkte Aktionen basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen. Entscheider können schneller auf veränderte Bedingungen reagieren und ihre Arbeitsprozesse entsprechend zielführend ausrichten. Auch die Zusammenarbeit im Team wird vereinfacht und die Notwendigkeit zur Nutzung externer Tools wird reduziert, sodass der Weg zu Fabric als All-in-One-Lösung weiter geebnet wird.
Gleichzeitig bietet dieses neue Feature Unternehmen eine hohe Flexibilität, da die Translytical Task Flows individuell auf spezifische Anforderungen des jeweiligen Use Cases anpassbar sind.
Aktuell handelt es sich bei den Translytical Task Flows noch um ein Preview Feature das sowohl in Power BI als auch in Fabric aktiviert werden muss. Es bleibt spannend, wie die interaktiven Funktionalitäten noch ausgebaut werden.
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