In der heutigen kundenorientierten, digitalen Welt werden viele CEO und Manager mit einer „Informationsüberflutung“ bombardiert. Sie suchen zwangsläufig dringend nach Wegen, mehr Kontrolle, Verständnis und Intelligenz für ihre Geschäftsdaten zu erlangen. Und da der Mensch von Natur aus ein Gewohnheitstier ist, werden diese Daten täglich von Mitarbeitern mit immer dem gleichen Tool verarbeitet. Sie wissen von welchem Tool wir reden? Richtig: Mit Excel. Dabei sollte man diesen Dino als die Lösung in Sachen Business-Intelligence besser ins Museum stellen. Wir zeigen, warum Excel kein Business Intelligence ist.

Warum Excel kein Business Intelligence ist: Schon mein Opa hat mit Excel gearbeitet

Die typischen Excel-Nutzer gehen folgendermaßen vor: Muss eine Analyse oder ein Bericht erstellt werden, exportieren sie Daten nach Excel und beginnen mit zeitraubenden Prozessen: Das Löschen von Zeilen, Sortieren von Daten, Einrichten von Filtern, Kopieren und Einfügen von Zeilen, Formatierens von Spalten und so weiter. Benutzer können Daten auf unzählige Arten manipulieren – auch unbeabsichtigt und von ihnen selbst unbemerkt.

Der Excel-Power-User ist nicht vor einfachen Fehlern gefeit, selbst die einfachsten Formeln können zu erheblichen Fehlern führen. Beim Einbinden von Makros verklickt und schon kann die ausgeführte Aktion zu einem völlig falschen Ergebnis führen. Dieser Fehler kann bis zum gesamten Team und ohne Grenzen in seiner Konsequenz ausgedehnt werden, und die Probleme verbreiten sich wie ein Lauffeuer von einer Version zur nächsten.

Diese Tabellen existieren nicht in einem Vakuum. Sie werden von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergegeben und jede Person hat die Möglichkeit, das Blatt weiter zu manipulieren. Wenn ein Fehler im Originaldokument ist, hat dies Auswirkungen, die weit über den Ersteller der Arbeitsmappe hinausgehen. Selbst bei gesperrten Zellen oder anderen Sicherheitsvorkehrungen gibt es immer noch Spielraum, um einen einzigen Fehler zu verschlimmern.

Excel sollte nur ein Werkzeug in der BI-Toolbox eines Unternehmens sein – niemals die Lösung. Die Chancen für vergeudete Ressourcen und Fehler sind viel zu groß, als dass Sie Ihre gesamte BI-Strategie Microsoft Excel anvertrauen sollten.

Excel = Wandern. Von dem einen Kollegen zum anderen…

Beim Einsatz von Excel müssen Mitarbeiter wie bereits beschrieben Daten kopieren und einfügen oder neu in das System eingeben. Für eine kleine Organisation, die nur einige wenige Daten analysieren muss, kann das in Ordnung sein. Für jedes andere Unternehmen verschlingt dieser Vorgang Stunden, wenn nicht sogar Tage wertvoller Unternehmenszeit.

Moderne BI-Tools machen die Berichterstellung schneller und einfacher, da manuelle Daten-Dumps wegfallen. Ebenso ist essentiell, dass sie die Berichterstellung zuverlässiger machen, indem sie die Fehler löschen, die unweigerlich in statischen Microsoft Excel Arbeitsmappen entstehen. Bei diesen Fehlern handelt es sich nicht nur um Tippfehler, sondern um Risiken mit realen Konsequenzen:

 Fehlerbehaftete Funktionen/ Formeln

  • Ein Formelfehler kann ein ganzes Arbeitsblatt ungültig machen

    Unvollständiges Kopieren

  • Wenn nicht alle Informationen von einem Arbeitsblatt kopiert und in ein anderes Arbeitsblatt eingefügt werden, gehen sie endgültig verloren.

    Schlechte Formatierung

  • Wenn Daten nur herumgeschoben werden, wird die schlechte Formatierung weitergetragen, anstatt korrigiert zu werden.

Versteckte Informationen

  • Informationen können in Arbeitsmappen versteckt werden, sodass eine Nachverfolgung und Kontrolle der Berechnung unmöglich wird.

Darüber hinaus haben Untersuchungen gezeigt, dass etwa 88% der Arbeitsblätter irgendeine Art von Fehler enthalten, die in erster Linie auf die manuelle Eingabe zurückzuführen sind. Etwas so Minimales wie ein falsches Dezimalkomma oder eine falsch eingegebene Formel kann den Jahresabschluss oder die Entscheidungsfindung eines Unternehmens vernichten.

Wenn Ihnen eines dieser Probleme bekannt vorkommt, ist es vielleicht an der Zeit, die Analyse und das Reporting auf ein „richtiges“ Business Intelligence Tool umzustellen.

4 Arbeitstage & 4 Arbeitschritte: Sanfter Übergang statt kalter Excel-Entzug

Es muss am Anfang nicht die groß Keule sein, mit der Sie Ihren Excel-Garten umpflügen. Fokussieren Sie sich auf kleinere Pain-Points, die leicht anzugehen sind und die eventuell mit weniger Abhängigkeiten zu anderen Bereichen ausgestattet sind. Alle Learnings, die Sie sich hier aneignen, können Sie später problemlos auf größere und wesentlichere Prozesse Ihrer täglichen Arbeitspraxis ausweiten.

½ Tag – Planen Sie Ihr BI-Projekt mit kleinen, einfachen Meilensteinen

Warum scheitern einige BI Projekte? Häufig wird versucht, mehr abzuschließen, als es die Möglichkeiten zulassen. Zunächst sollte man sich auf ein Themengebiet konzentrieren, um bereits nach wenigen Tagen einen Erfolg verzeichnen zu können. Danach wird es viele Gelegenheiten geben, weitere Erkenntnisse zu gewinnen.

  • Gestartet werden sollte mit einem Standard-Geschäftsprozess, der einfach zu verstehen und verbessern ist
  • Es sollten zu Beginn nicht zu viele Datenquellen genutzt werden

Dies bedeutet auch, dass ein Business-Intelligence-System verwendet werden muss, mit dem einfach gestartet und dann auf jede für das Unternehmen sinnvolle BI-Ebene skaliert werden kann. Dazu empfehle ich Power BI, das im Einstieg zunächst kostenlos ist, aber auch kostengünstig auf das ganze Unternehmen ausgeweitet werden kann.

Das BI-Projekt sollte über die reine Automatisierung aller manuellen Geschäftsberichte hinausgehen. Ein unternehmerisches Umdenken könnte weitere wichtigere Fragen aufzeigen, die es zu beantworten gilt und für die das BI-Tool dann noch wertvoller wird. Danach übersteigt das Projekt den Bereich der Standardberichte und beginnt mit richtiger Business Intelligenz.

½ Tag – Requirements Engineering

Um ein erstes erfolgreiches BI-Projekt in vier Tagen umzusetzen, sollten die Anforderungen bescheiden sein. Auf der anderen Seite sollten die geschäftlichen, ergebnisbezogenen und technischen Anforderungen klar und präzise genug formuliert sein, um das BI-Projekt auf Erfolgskurs zu halten:

  • Geschäftliche Anforderungen: Welche Frage soll beantwortet werden? Zum Beispiel: „Was sind die Trends bei den monatlichen Einnahmen der Organisation?“ Oder: „Welche Produktlinien können mehr Marketingbudget einsetzen, um höhere Gewinne zu erzielen?“
  • Ergebnis-Anforderung: Wie soll ein Ergebnis aus dem BI-System dargestellt oder kommuniziert werden, damit die beteiligten Business-Teams es möglichst schnell und einfach verstehen und darauf reagieren können?

1 ½ Tage – Sammlung & Transformation der Daten

Business Intelligence ist auf das Input von Daten angewiesen, um Ergebnisse und Geschäftserkenntnisse auszugeben. Daten können aus vielen verschiedenen Quellen stammen (einige BI-Tools verfügen über eingebaute Daten Konnektoren, die eine leichte Nutzung von Daten aus verschiedenen Quellen ermöglichen). Die Daten sollten von Anfang an korrekt sein – andernfalls werden die Endergebnisse fehlerhaft sein – Shit in = Shit out, wie wir sagen. Ein Blick in die Daten sollte eh regelmäßig erfolgen, um zu garantieren, dass das Richtige gemessen und erhoben wird.

  • Die Datenquellen sollten in der Lage sein, die Fragen zu beantworten, welche in Schritt 2 definiert wurden. Der einfachste Einstieg gelingt mit Rohdaten aus ERP-, CRM-Systemen oder Google Analytics-Daten.
  • Die Datenquellen besitzen oftmals noch nicht das richtige Format, um es einfach und schön zu visualisieren. Microsoft Power BI bietet hier die Möglichkeit, die Daten in Power Query zu formatieren.

1 ½ Tage – Erstellung des Dashboards

Die Erstellung des Dashboards sollte spielerisch angegangen werden. Die Drag and Drop Funktion von Microsoft Power BI macht es für den Anwender und Ersteller des Dashboards sehr einfach, ein Diagramm zu erstellen. In wenigen Klicks wird ein Liniendiagramm dargestellt. Entspricht dieses nicht den Anforderungen, kann es durch einen weiteren Klick gelöscht werden oder durch ein Balkendiagramm ersetzt werden. Spielerisch und einfach kann hieraus ein erstes Dashboard entstehen.

  • Microsoft Power BI bietet Optionen für Grafiken, Diagramme und Filter, auf die auch von Dashboard-Viewern zugegriffen werden kann, um das Dashboard so nützlich und ansprechend wie möglich zu gestalten. Auf Dashboards kann auch über einen Standard-Webbrowser zugegriffen werden, sodass Viewer kein zusätzliches Plugin verwenden oder herunterladen müssen.
  • Informationsgestaltung: Der gesunde Menschenverstand wird hier eine wichtige Rolle spielen. Der Trend im Laufe der Zeit soll dargestellt werden? Ein Liniendiagramm könnte der einfachste und effektivste Weg sein. Im Zweifelsfall sollte das KISS-Prinzip angewendet werden („Keep It Simple, Stupid!“).

Power BI statt Excel: Smarte Entscheidungsfindung mit Business Intelligence

Das Hauptziel einer BI-Initiative besteht darin, die Informationen des Unternehmens in strukturierte und analysierbare Informationen umzuwandeln. Mit anderen Worten: echte Business Intelligence, die in die strategische Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen einbezogen werden kann.

Aus der Erfahrung unserer Kunden geht hervor, dass datengesteuerte, rekonstruierbare, beständige Erkenntnisse und Analysen nicht nur zu besseren Geschäftsentscheidungen führen, sondern auch zu einer besseren Leistung aller Bereiche eines Unternehmens beitragen.