Self Service BI - Erfolgreiche Auswahl und Einführung im Unternehmen

by Dirk Müller
5 Monaten ago
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Self Service BI erfolgreich einführen und fördern

Das Bedürfnis von Fachabteilungen, Daten unabhängig von der IT zu beschaffen, zusammenzuführen und zu analysieren besteht nicht erst seit dem Trend zu Self Service BI. Seit Business Intelligence in den Unternehmen Einzug gehalten hat, wird die Forderung nach selbstbestimmter Datenanalyse lauter. Wie deren Einführung im Unternehmen mit wenigen Mitteln schon erfolgreich verläuft, zeigen wir in diesem Artikel.

Mit der Einführung von zentralen BI-Lösungen und Data Warehouse ging die ursprüngliche Datenhoheit der Fachabteilungen auf IT und Controlling über. Berichte wurden zentral erstellt und nur durch mühsame Antragsprozesse auf die Wünsche von Anwendern angepasst.

Nach und nach hat sich dieses Bild der BI in Unternehmen wieder gewandelt. Mittlerweile haben immer mehr Anwender die Möglichkeit, mit modernen Tools für Self Service BI wie Tableau oder Power BI wieder eigenständig Daten zu analysieren und Reports zu erstellen. Jedoch verbleibt meist die Datenbereitstellung und Datenmodellierung eine Aufgabe der IT-Abteilung. Dadurch schränkt sich für versierte Anwender die Analysefreiheiten ein. Weder entspricht diese Aufgabenteilung dem Selbstverständnis vieler Anwender, noch den propagierten Anforderungen an eine agile BI.

Business Intelligence – Anforderungen an eine moderne BI

Self Service BI soll Fachanwender in die Lage versetzen, eigene Analysen und Reports zu erstellen. Desweiteren sollen sie diese möglichst einfach mit anderen Anwendern teilen können. Dies soll weitgehend ohne Rückgriff auf die IT möglich sein. Zudem sollen sie bei Bedarf weitere Datenquellen an das bereitgestellte Datenmodell anschließen können. Die IT sollte in diesem Kontext die Rolle eines internen Dienstleisters einnehmen. Sie soll die Architektur und Softwareumgebung und ein initiales Datenmodell in Abstimmung mit dem Fachbereich bereit stellen. Diese soll validiert und offen für abgestimmte Erweiterungen sein.

Anwender benötigen eine Software für Self Service BI. Diese Software sollte möglichst intuitiv bedienbar sein. Außerdem soll sie eine Datengrundlage darstellen, die insoweit aufbereitet ist, dass die Struktur verständlich und die Daten aktuell sind. Die wachsenden Bedürfnisse von Anwendern im Rahmen der digitalen Transformationen stellen IT-Abteilungen zunehmend vor neue Herausforderungen. Fachabteilungen benötigen oft kurzfristig und vielleicht nur einmalig eine Erweiterung der Datenbasis, um selbst auf sich veränderte Marktentwicklungen reagieren zu können. In IT-Abteilungen existieren jedoch standardisierte Prozesse und Bedenken im Hinblick auf den Datenschutz und Performance. Oftmals können diese das Verlangen der Anwender nach eigener Datenanalyse ausbremsen. Self Service BI bedeutet nicht, dass jeder Anwender beliebig auf alle Daten zugreifen darf. Es gilt weiterhin die internen und externen Anforderungen an den Datenschutz zu gewährleisten. Ein geeignet Berechtigungskonzept muss dies weiterhin sicherstellen.

Für die IT stellt sich die Aufgabe, geeignete Architekturen und Prozesse einzuführen. Diese müssen einerseits das Verlangen der Fachanwender befriedigen können, anderseits aber auch die berechtigten Interessen der IT sicherstellen. Daher werden zunehmend neue Formen der Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereich notwendig, die sich z.B. an agilen Prinzipen anlehnen kann.

Wir schaffen die Grundlage für Self Service BI

Self Service & Business Intelligence – Standard-Reporting trifft Analysefreiheit

Einerseits wachsen mit dem zunehmenden Einzug von Self Service BI in die Unternehmen die Möglichkeiten, Ad-hoc-Analyse durchzuführen. Anerderseits besteht weiterhin der Bedarf an einem standardisierten und verlässlichen Reporting, welches regelmäßig zur Verfügung gestellt wird. Es soll die grundlegenden Anforderungen erfüllen und die Basis des internen Austauschs darstellen. Um auch diesen Standard weiterzuentwickeln, benötigt es ein experimentelles System. Hierin sollen Fachanwender innovative Lösungen im Rahmen einer Self Service BI erproben und weiterentwickeln können. Dies soll jedoch nicht bedeuten, dass in einer bimodalen BI an der IT eine Schatten-BI aufgebaut wird. Vielmehr wird damit gefordert, dass durch die IT ein ausreichend weit gefasster Rahmen bereitgestellt wird, in welchem sich die Vorteile von Self Service BI frei entfalten können.

Business Intelligence muss die Zielgruppe beachten

Die Zielgruppen von BI und Self Service BI in Unternehmen lassen sich grundsätzlich drei Anwendertypen zuordnen, deren Anforderungen an die Autonomie der Datenbeschaffung und Datenanalyse sich grundlegend unterscheiden.

Das Management möchte vor allem einen schnellen Überblick über die wesentlichen Kennzahlen und KPI in Berichten und Dashboards bereitgestellt bekommen. Aufgrund der oft geringen IT-Affinität bestehen die Erwartungen an die Datengrundlage darin, dass diese valide und performant den Informationsbedarf erfüllen kann.

Der Fachbereich benötigt detaillierte Informationen über Geschäftsprozesse und möchte diese möglichst ausführlich aus den verschiedensten Blickwinkeln betrachten und analysieren können. Self Service BI und Data Discovery sind wesentliche Anforderungen, die die Datengrundlage erfüllen muss. Fachanwender selbst sollten in der Lage sein, Daten korrekt miteinander zu verknüpfen, sodass die erstellten Auswertungen die korrekten Informationen beinhalten. Die von der IT bereitgestellte Datenbasis kann dies mit einer homogenen Nomenklatur unterstützen. Zunehmend besitzen moderne Tools für Self Service BI ebenfalls Möglichkeiten, den Anwender sinnvoll bei dieser Aufgabe zu unterstützen.

Der Data Scientist verfügt in der Regel über gute Kenntnisse der Datenverknüpfung und Datenmodellierung. Die Erwartung dieser Anwendergruppe ist maximale Autonomie und ein attributreiches Datenmodelle, dessen Entitäten er nach dem jeweiligen Bedarf miteinander verknüpfen kann. Oft werden große Datenmengen innerhalb komplexer Abfragen abgerufen. Daher sollte überlegt werden, für diese Anwender eine eigene Spielwiese (Data Lab) bereitzustellen, welche vom eigentlichen BI-System entkoppelt ist.

Integration von Daten mit DataVirtuality

Self Service BI – Infrastruktur als Erfolgsfaktor

Im Hinblick auf die Auswahl der geeigneten Infrastruktur im Rahmen der vermehrten Einführung von Self Service BI, sollten verschiedene Aspekte Berücksichtigung finden.

Zu Anfang muss geklärt sein, welche Anwendergruppe im Fokus steht und in welchem Detailgrad diese den Zugriff auf Daten benötigen, um Ihre Analysebedarf erfüllen zu können. Ist vielleicht eine Modellierung nach Data Vault sinnvoll? Oder reichen klassische Star- oder Snowflake-Modelle aus? Bei der Entscheidung empfiehlt es sich, vorausschauend zu denken und auch neue technologische Entwicklungen zu berücksichtigen.

Das Datenwachstum und die geforderte Aktualität der Datenbereitstellung stellen weitere wichtigen Einflussfaktoren bei der Wahl der geeigneten Infrastruktur für Self Service BI dar. Sollen Daten in Echtzeit oder Nahe Echtzeit bereit stehen? In diesen Fällen kann es sich anbieten, Daten nicht persistent bereitzustellen, sondern zu virtualisieren. Technologien zur Umsetzung eines Logical DWH bieten entsprechende Möglichkeiten und oft bereits eine Vielzahl von Konnektoren an.

Entwurf des Datenmodells

Beim Entwurf des Datenmodells sollte man vor allem auf eine einheitliche Nomenklatur achten, um die Anwender bei der Erstellung von Analysen und Reports zu unterstützen. Zusätzlich kann es sich anbieten, die Definition von Kennzahlen und Dimensionen sowie Berechnungen in einem für alle Anwender zugänglichen BI Wiki zu hinterlegen. Somit ist ein einheitliches Verständnis gefördert und Fehlinterpretationen vermieden. Sofern Anwender die Daten mit weiteren Attributen anreichern sollen, sollten sich im Datenmodell die natürlichen Schlüssel wiederfinden, welche der Nutzer für die Verknüpfung der Daten mit internen oder externen Daten benötigt.

Bei der Auswahl des Datenbanksystems sollten Fachanwender neben den Erwartungen an Datenmenge und Datenwachstum vor allem die Anforderungen an die Performance der Abfragen berücksichtigen. Aus diesen Erwägungen heraus können sich dann durchaus In-Memory oder spaltenorientierte Datenbanken anbieten. Sofern ein separates Data Lab aufgebaut wird, ist zusätzlich zu bedenken, dass diesem möglichst eine eigene Hardware oder zumindest eine eigene Instanz zugewiesen wird, damit Data Scientist nicht die Performance des BI-Systems herunterziehen.

Webinare zu Tableau und Power BI

Auswahl einer Lösung für Self Service BI

Bei der Auswahl einer geeigneten Software für Self Service BI sind einige Kriterien zu beachten. Inwieweit passt die Anwendung zur bestehenden Infrastruktur und wie hoch ist der Pflegeaufwand, der durch die IT-Abteilung erbracht werden muss. Zu hinterfragen ist, in welchem Ausmaß die Anwendung die Entlastung der IT durch die Unabhängigkeit der Anwender im Rahmen von Self Service BI erfüllen kann. Dabei spielt es vor allem eine Rolle, wie intuitiv die Applikation für die Anwender bedienbar ist, welche Datenquellen direkt angebunden werden können und inwieweit die präferierte Lösung die Anwender auch bei der Datenverknüpfung und Datenaufbereitung unterstützt.

Sofern die Software keine große Nutzerakzeptanz erreicht und die Anwender durch Einfachheit und Schnelligkeit zur stetigen Anwendung motiviert, können Initiativen für Self Service BI schnell wieder abklingen und an Wirkung verlieren. In diesem Zusammenhang ist es auch von Vorteil, wenn die Software eine Zusammenarbeit im Team und den einfachen Austausch von Analysen und Reports unterstützt. Erst durch das Zusammenwirken und die Diskussion im Team kann Self Service BI sein eigentliches Potential entfalten.

Eine geeignete Lösung für Self Service BI muss zumindest folgendes erfüllen:

  • Intuitive und schnelle Erstellung von Analysen und Visualisierungen
  • Anbindung einer Vielzahl von Datenquellen ohne IT-Unterstützung
  • Passend zur IT-Infrastruktur und Anforderungen der Fachbereiche

Abschließend sollte die Entscheidung für eine bestimmte Lösung für Self Service BI stets in Übereinstimmung mit der Entscheidung für eine geeignete Gesamtarchitektur gefällt werden, um dem nachhaltigen Erfolg der gesamten BI-Strategie des Unternehmens zu fördern.