Warum Robotic Process Automation SAP-Projekte beschleunigt
Prozesse zu beschleunigen ist eine der obersten Unternehmensmaximen, denn Zeit ist Geld. SAP-Projekte leiden jedoch oft unter schwerfälligen und zeitraubenden Arbeitsabläufen. Um Mitarbeitenden die Arbeit zu erleichtern und Geschwindigkeit in ein Projekt zu bringen, ist die Einführung automatisierter Prozesse ein wichtiger Schritt. Die neu gewonnene Zeit kann dann für andere Tätigkeiten im Projekt genutzt werden. In diesem Kontext fällt immer wieder ein zentraler Begriff: RPA. Was steckt hinter dem Kürzel und warum ist das Thema besonders für Kunden und Kundinnen von SAP spannend?
Folgendes Szenario dürfte vielen Arbeitnehmenden bekannt vorkommen. In der Buchhaltung ist Land unter, denn der Monatsabschluss in SAP Leonardo steht an. Gleichzeitig müssten auch noch neue Lieferanten im System angelegt werden. Dieser Arbeitssituation folgt der klassische Moment, in dem SAP neue Hinweise, also Programmkorrekturen, released und die wiederum manuell im Service Desk von Mitarbeitenden eingepflegt werden müssen. Andere Aufgaben stauen sich dann schnell auf, und das nur, weil in diesem Monat der Aufgabenumfang unkalkulierbar höher wird.
Solchen Projektanforderungen könnten Unternehmen künftig relativ gelassen gegenüberstehen, denn sie sind durch den Einsatz von Robotern nachhaltig automatisierbar. Was früher wie Science Fiction klang, ist durch Robotic Process Automation endlich Realität geworden.
Was bedeutet Robotic Process Automation?
Hinter Robotic Process Automation stehen digitale Software-Roboter, die eindeutig wiederholbare, stetig wiederkehrende Prozesse automatisiert ausführen. So werden Arbeitsschritte, die Mitarbeitenden in regelmäßigen Abständen Zeit und Nerven rauben, kurzerhand von Skripten übernommen. Diese Skripte ahmen die manuelle Interaktion des Menschen mit den involvierten Tools nach. Es klickt sich im übertragenden Sinne genauso durch die Oberflächen der Tools, wie es die Mitarbeitenden tun würden.
Damit sind die größten Stärken von RPA die Einsparung kritischer zeitlicher Ressourcen und das Vermeiden menschlicher Fehler. Die Roboter erledigen korrekt und, je nach eingestelltem Intervall, regelmäßig ihre Aufgaben. Eine kurze Kontrolle der erledigten Aufgaben reicht aus, um bei eventuellen Prozessveränderungen entsprechende Anpassungen vorzunehmen.
Lohnt es sich alle Prozesse zu automatisieren?
Das Thema RPA unterliegt seit einiger Zeit, ähnlich wie das Thema Artificial Intelligence, einem gewaltigen Hype. Eine so vielversprechende technologische Wendung klingt schnell wie die Lösung aller Probleme, ist aber gefühlt mit vielen Unsicherheiten behaftet. Immerhin betreten Unternehmen mit dem Einsatz neuer Technologien teils erhebliches Neuland und müssen ihre Lage neu sondieren.
Wird RPA jedoch optimal eingesetzt, ist es ein weiteres zielversprechendes Werkzeug innerhalb eines Tech Stack. Es darf nicht vergessen werden, dass auch automatisierte Prozesse zu neuem Aufwand führen können, wenn die dahinter liegende IT-Infrastruktur aktualisiert wird oder sich Prozesse ändern. Erfolgen keine entsprechenden Anpassungen klickt der Bot ins Leere. Bezüglich der IT-Infrastruktur hilft ein erfahrener Partner, der neue Systeme schlank konzipiert und professionell verwaltet. Mit Prozessänderungen haben Industry Leader wie Celonis eine integrierte Lösung entwickelt. Damit werden Prozesse erst verstanden und dann optimiert, um sie schließlich zu automatisieren.
Wie wird RPA implementiert?
Da RPA ein relativ neues Thema ist und viele verschiedene Unternehmensbereiche und Unternehmenssysteme betrifft, stehen ganz verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten zur Auswahl. Wie auch bei anderen Data Themen empfehlen wir hier die Nutzung bestehender Tools. So werden die Risiken einer selbstgebauten Lösung vermieden. Es ist vorteilhaft, von vornherein auf die Expertise bestehender Lösungsanbieter aufzubauen, um schneller erste Erfolge zu erzielen, die den ROI des Projekts beweisen.
Inzwischen bietet sogar SAP eine entsprechende Komponente an: SAP Intelligent RPA. Wir empfehlen jedoch mit Unternehmen zu arbeiten, die nicht erst jetzt auf den RPA-Zug aufspringen, sondern seit Jahren branchenübergreifend das Thema bearbeiten und weiterentwickeln. Unternehmen, die sich vollständig auf RPA konzentrieren, bringen den Vorteil mit sich, dass sie übergreifende und vor allem ausgereifte Orchestrierungsfunktionen mit sich bringen. SAP Intelligent RPA hat hier noch Nachholbedarf. Deshalb ist die Zusammenarbeit mit dem bereits erwähnten Tech-Unicorn aus Deutschland, Celonis, absolut empfehlenswert.
EMS für standardisierte ERP-Systeme
Celonis bietet eine Lösung namens Execution Management System, kurz EMS an, die über RPA hinausgeht. EMS ist skalierbar, kann komplexe Business-Logiken abbilden und eignet sich damit perfekt für standardisierte ERP-Systeme wie SAP. RPA ist dort in einen ganzheitlichen Ansatz zur Prozess Optimierung eingebettet, der auch Process Mining und andere Methoden zur Prozess-Automatisierung beinhaltet.
Diese Fülle der Möglichkeiten steht im Kontrast zur einfachen Bedienung. Sie basiert auf No-Code und richtet sich damit direkt an Business User. Diejenigen, die Unternehmens-Prozesse verstehen sollen, müssen also keine (weitere) Programmiersprache kennen. Konkret können die Nutzenden Business-Logiken hinterlegen, die die Automatisierung triggern. Diese wird dann direkt im Quellsystem, also beispielsweise in SAP, umgesetzt.
Es ist auch möglich Benachrichtigungen an Verantwortliche zu schicken, sodass diese über Fehler oder eine erfolgreich durchgeführte Prozesskette informiert werden. Alles dabei geschieht in Echtzeit und ist sofort verfügbar. Vereinfacht wird dies nochmal durch vorgefertigte Automatisierungsschablonen und einem Drag & Drop-System. Selbst wenn diese Lösung nicht von SAP selbst stammt: Celonis ist mit etlichen Systemen kompatibel und hat zahllose Projekte mit SAP-Zielquellen abgeschlossen – sogar offiziell mit SAP zusammen.
